Quase um em cada três é mais passivo em reuniões virtuais do que em reuniões físicas
Ainda há espaço para melhorias nas reuniões virtuais – esta é a conclusão do projeto de pesquisa interdisciplinar COME – Reuniões Cooperativas da Universidade de Viena. Uma reunião bem-sucedida requer mais do que apenas o equipamento técnico adequado. O estudo desenvolveu uma série de dicas sobre como as reuniões virtuais podem ser melhoradas. Os resultados e conselhos serão apresentados em uma reunião online na terça-feira, 4 de junho de 2024, às 12h.
Para muitas pessoas que trabalham em escritórios, trabalhar em casa tornou-se parte integrante da vida profissional cotidiana. Isto também inclui reuniões virtuais, o que nem sempre é uma tarefa fácil, como mostra claramente o novo estudo. Quase uma em cada três pessoas se comporta de forma mais passiva em reuniões virtuais do que em reuniões presenciais. “Os funcionários enfrentam um dilema: valorizam o tempo que passam a trabalhar a partir de casa e, ao mesmo tempo, sentem que têm menos voz virtualmente e que as suas oportunidades de moldar o seu trabalho estão a diminuir”, explica Irene Kernthaler-Moser, uma das autores: “As organizações que não estão à altura deste desafio correm o risco de perder a contribuição profissional e emocional de um bom terço dos seus funcionários.”
Os resultados da pesquisa mostram que muitos funcionários trabalham em outras tarefas ao mesmo tempo em reuniões virtuais, o que afeta a qualidade das reuniões. “65% dos participantes afirmam que trabalham em outra coisa ao mesmo tempo em reuniões virtuais”, diz Michaela Schaffhauser-Linzatti, outra autora do estudo. “No entanto, esta suposta multitarefa muitas vezes não passa despercebida, com 55% a sentirem-se perturbados por colegas distraídos em reuniões online.”
No entanto, a maioria das pessoas não se distrai com assuntos privados em reuniões virtuais, mas com outras tarefas no trabalho. Os dois “culpados” mais comuns são trabalhar em e-mails (74% dos entrevistados) e trabalhar em outros projetos (57%). Homens, pessoas em cargos de gestão e pessoas com longas horas de trabalho são particularmente propensas a trabalhar paralelamente nos seus e-mails. Hierarquias fortes nas empresas também tentam as pessoas a fazer algo paralelo.
No final das contas, são pequenos truques que ajudam as pessoas a participar ativamente das reuniões. Pouco menos de metade (43%) de todos os participantes participam frequentemente ou às vezes em reuniões onde a sua tarefa não é clara para eles. Apenas 16% de todos os participantes sabem sempre exatamente qual é o seu papel na reunião. “Portanto, se você não tiver certeza do motivo pelo qual foi convidado para uma reunião, basta perguntar educadamente por que deseja estar lá. Uma agenda clara também ajuda”, diz Kernthaler-Moser. Trabalhar em pequenos grupos (salas de descanso virtuais) e intervalos regulares também são fatores importantes para tornar as reuniões virtuais significativas e manter todos informados.
Também é importante manter o objetivo de uma reunião em mente ao planejar. Outra constatação do estudo é que os resultados do trabalho em algumas reuniões virtuais são piores do que em reuniões físicas. Os participantes afirmaram que a qualidade do conteúdo nas reuniões virtuais é significativamente pior, especialmente quando se trata de discussões e brainstorming. “Portanto, pode valer a pena planejar reuniões para brainstorming de forma que todos possam estar presentes no local, se possível. O tempo de escritório em casa, por outro lado, pode ser bem aproveitado para reuniões informativas”, aconselha Schaffhauser-Linzatti. Você pode encontrar uma visão geral de todos os resultados e dicas do estudo aqui.
